Honnan tudod, hogy az audit hiányosságait tényleg kijavították?

„Honnan tudjuk, hogy az audit során felvett hiányosságokat kijavították?” – kérdezte egy ügyfelünk.

Két hete erre az volt a válaszom: sehogy.

Ma már így felelek: hadd mutassam meg.

A hiányzó láncszem: a bizonyíték

A legtöbb cégnél az audit menete így néz ki: bejárás, jegyzőkönyv, feladatok kiosztása. Aztán valaki szól, hogy „kész”. És itt megszakad a lánc. Kész van, de mi alapján? Ki ellenőrizte? Hol a bizonyíték, ha jön egy hatósági ellenőrzés?

Az intézkedés kiadása még nem jelenti, hogy a probléma megszűnt. A lezárásnak bizonyítéka kell, hogy legyen.

Hogyan működik mostantól?

Az ellenőrzés során felvett hiányosságra hozott intézkedés feladatként kerül ki a felelőséhez. Ha elkészült vele, nem elég kipipálnia: a lezáráshoz evidenciát kell feltöltenie, például fotót, dokumentumot vagy rövid leírást.

A feltöltött bizonyítékot ezután a jegyzőkönyv készítője vagy az EHS-csapat nézi át. Ő fogadja el, és csak ekkor zárul le a feladat. Ha nem megfelelő, visszaküldi.

A teljes körforgás egy helyen

Ezzel a rendszer lefedi az audit teljes életútját:

Jegyzőkönyv-készítés – már a bejárás közben, a helyszínen. Feladatkiadás – minden ponthoz azonnal felelős rendelhető. Evidencia – a felelős bizonyítékkal igazolja a javítást. Lezárás – az ellenőr elfogadja, és a feladat dokumentáltan lezárul.

Nincs Excel, nincsenek küldözgetett fájlok. Egy rendszer van, amely visszakereshetően dokumentálja, mi történt, ki csinálta és ki ellenőrizte. Ez az, amire egy hatósági vagy belső ellenőrzésnél szükséged lesz.

Kiknek szól?

EHS-csapatoknak, akik munkavédelmi, környezetvédelmi, 5S vagy energetikai bejárásokat végeznek. Belső ellenőröknek, akik saját területük auditjait rögzítik ugyanabban a rendszerben. EHS-tanácsadóknak, akik több ügyfelüknél, egységes módon szeretnék vezetni az auditokat.

Az audit modul a munkaengedély-kezelő szoftverünk része, így a munkaengedélyek és az ellenőrzések egy felületen futnak.

Nézd meg a saját folyamatodon

Egy 20 perces bemutatón megmutatjuk, hogyan nézne ki a ti auditfolyamatotok a rendszerben: munkaengedely.hu